DOPiX/Stacc-Cockpit

DOPiX/Stacc:
Ermittlung von Kennzahlen im Dokumentenerstellungsprozess

Sie möchten alle relevanten Kennzahlen bei der Dokumentenproduktion an einer zentralen Stelle speichern und - basierend auf diesen Daten - eigene Analysen durchführen? Sie möchten frühzeitig Trends erkennen und auf diese reagieren können? Aber wer hat die Ressourcen, Tausende von Dokumentenerstellungsvorgängen pro Tag zu überwachen und die entsprechenden Kennzahlen zu ermitteln?

Im Idealfall werden die statistischen Informationen bei der unternehmensweiten Dokumentenproduktion zentral gespeichert. Der Idealfall heisst DOPiX/Stacc.

Was ist DOPiX/Stacc?

Das Statistik-Modul DOPiX/Stacc sammelt alle relevanten Daten bei der Dokumentenproduktion - auch über mehrere DOPiX-Instanzen hinweg - und stellt die ermittelten Kennzahlen in einer zentralen Datenbank zur Verfügung. Die Statistik-Datenbank DOPiX/StaccDB setzt eine marktübliche, relationale Datenbank voraus, und wird für die Auswertung der gesammelten Daten verwendet. Berichte können mit allen gängigen Reporting-Tools generiert werden. Das Einspielen der Daten aus DOPiX/StaccDB ins Data Warehouse erfolgt per ETL-Prozess (Extract, Transform, Load).

Aufbau eines eigenen Datenbestandes zur Optimierung der Dokumentenproduktion

  • Erfassung von verwendeten Dokumenten und Bausteinen
  • Erfassung von geänderten Texten und Freitexten
  • Erfassung von hinzugefügten oder abgewählten Bausteinen
  • Erfassung von Laufzeiten einzelner Jobs und Formatierungen
  • Erfassung von Versandkanälen
  • und vieles mehr

Durch die offene und auf Standards basierende Architektur können alle DOPiX Parameter mit DOPiX/Stacc erfasst, gespeichert und für Auswertungen genutzt werden.

Die Komponenten von DOPiX/Stacc

  • Die Collectoren sammeln die Statistikdaten und werden direkt in die DOPiX-Instanz integriert.
  • Die Filter reduzieren die gesammelte Datenmenge auf die kundenindividuell benötigte.
  • Die Aggregatoren bündeln die von den Collectoren gelieferten Statistikdaten mehrerer Jobs zu Datenpaketen.
  • Die DOPiX/Stacc Datenbank erhält die Jobdaten und speichert diese in einer relationalen Datenbank.

Beispiele für Datensammlung

  • Job-ID (intern/extern)
  • Dokumentvorlage
  • ID im Dokumenten-Pool
  • Bausteine
  • Variablen
  • Versandkanäle
  • Prozessabschnitte
  • Dauer
  • Status
  • Meta-Daten des Dokuments

Funktionen der Filter

  • Reduzierung von Informationen
  • Abhängig von Bedingungen
  • Durch Administration konfigurierbar

Beispiele für Auswertungen

  • Bausteine, deren Text verändert wird
  • Welche Fachanwendungen rufen DOPiX wie oft auf?
  • Welche Fachbereiche erstellen welche Dokumente?
  • Anzahl Jobs gruppiert nach Statuscode
  • Anzahl aller Dokumente der Vorlage X in Zeitraum Y
  • Anzahl versendeter Dokumente pro Versandkanal in Zeitraum Y
  • Liste aller eingegebenen Freitexte einer Vorlage
  • Verhältnis An-/Abwahl pro Baustein
  • Durchschnittliche Laufzeit von Datenbeschaffer X
  • Durchschnittliche Laufzeit der Formatierungen von Dokumenten aus Vorlage X
Funktionen
  • Sammlung von DOPiX-Produktionsdaten
  • Erfassung der verwendeten Dokumente, Bausteine und vieles mehr
  • Protokollierung immer wiederkehrender Bearbeitungsschritte
  • Grundlage zur Ermittlung von Trends zur Kapazitätsplanung
Nutzen
  • Überblick und Optimierung der Dokumentenerstellungsprozesse
  • Verbesserte Kapazitätsplanung durch Erkennen von Trends
  • Zuordnung von Produktionsparametern und -kosten zu Organisationseinheiten
  • Flexibles Erstellen von Reports
  • Kostenreduktion durch verbesserte Administration