DOPiX/Flow

DOPiX/Flow:
Workflow-Management-System für Administrationsprozesse

Unternehmensweite Kundenkorrespondenz basiert auf einer Vielzahl von Dokumententemplates, die häufig in mehreren Versionen vorliegen und zwischen verschiedenen Staging-Umgebungen transportiert werden müssen. DOPiX/Flow stellt sicher, dass bei der Entwicklung von Templates alle DOPiX-Objekte (Vorlagen, Textbausteine, etc.) auf geordnete Weise zwischen den verschiedenen Umgebungen bewegt und verteilt werden - inkl. Freigabeverfahren und Rollen-basiertem Berechtigungssystem.

Prozessmodell-Beispiel
Prozessmodell-Beispiel

Dokumentenprozesse im Fluss

Verteiltes Arbeiten über mehrere Mitarbeiter innerhalb eines Prozesses birgt immer wieder große Herausforderungen. Insbesondere bei der Arbeit mit mehreren Administratoren ist es häufig nicht ersichtlich warum, wann, wer und was ein Text- oder Dokumenten-Administrator geändert hat. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten Informationen darüber erhalten, wer ein Objekt geändert hat. All diese Herausforderungen erfordern einen hohen Grad an Organisation und Verwaltung sowie die Festlegung der damit verbundenen Prozesse und Regeln.

Was ist DOPiX/Flow?

DOPiX/Flow ist ein Modul der icon Suite, welches in die DOPiX/Admin-Prozesse als Workflow-Manager eingebunden werden kann. Dabei unterstützt DOPiX/Flow den Anwender in verschiedenen Aufgabenbereichen:

  • Verwaltung zusammengehöriger DOPiX-Objekte über verschiedene Freigabestufen
  • Steuerung der Prozesse über mehrere Mitarbeiter hinweg
  • Erkennen und Melden von Konflikten in den Administrationsprozessen

Rollen-basierte Sicht auf den individuellen Arbeitskorb

Nach der Anmeldung erhält der Benutzer eine einfache Ansicht mit der Anzeige der Arbeitskörbe und einem Suchbereich. Die Benutzeroberfläche von DOPiX/Flow unterteilt sich in drei Bereiche, die jeweils verschiedene Inhalte darstellen können. Welcher Inhalt im jeweiligen Bereich dargestellt wird, hängt von der Benutzeraktion ab.

Grafische Modellierung von Dokumentenprozessen

In DOPiX/Flow werden Prozesse beziehungsweise Abfolgen von Aufgaben und Aktionen als Modelle hinterlegt. In diesen Prozessmodellen werden einzelne Aufgaben und ihre Abfolgen mit Entscheidungszweigen abgebildet, wenn es alternative Aufgaben gibt.

DOPiX/Flow: Benutzeroberfläche
DOPiX/Flow: Benutzeroberfläche

Die Arbeitsschritte beziehungsweise Aufgaben werden dabei Benutzern beziehungsweise Rollen zugeordnet.

So ist es üblich, dass beispielsweise in einem Prozess zur Änderung von DOPiX-Objekten mehrere Rollen beziehungsweise Benutzer oder auch Benutzergruppen beteiligt sind. Einzelne Aufgaben werden also mit Benutzerberechtigungen verknüpft.

Funktionen
  • Steuerung der Dokumentenprozesse über mehrere Mitarbeiter
  • Laden aller geänderten Objekte in das DOPiX-Repository
  • Protokollierung aller Administrationsaufgaben
  • Rollen-basiertes Berechtigungssystem
Nutzen
  • Kostensenkung durch Automatisierung von Routineaufgaben
  • Beschleunigung von Dokumentenprozessen
  • Verbesserung der Prozessqualität durch erhöhte Transparenz
  • Überblick über alle Dokumente in allen Staging-Umgebungen
  • Nutzung in gewohnter Umgebung der icon Suite