DOPiX/Desktop

DOPiX/Desktop:
Verbindung zwischen Korrespondenzsystem und Archiv

DOPiX/Desktop schlägt die Brücke zwischen zwei Systemen: Es verbindet das Korrespondenzsystem mit dem Archiv - ohne Medienbruch. Archivierte Dokumente können mit Annotationen versehen und per Mausklick der aktuell zu bearbeitenden Korrespondenz hinzugefügt werden.

Eine echte Arbeitshilfe für jeden Mitarbeiter und ein echter Effizienz-Turbo für Ihre Kundenkorrespondenz. Der Effizienz-Turbo heißt DOPiX/Desktop.

Was ist DOPiX/Desktop?

Seither war es möglich, am gleichen Arbeitsplatz neue Dokumente zu erzeugen und archivierte Dokumente zu recherchieren. Doch es gab keine Möglichkeit, die recherchierten Dokumente dem Korrespondenzsystem hinzuzufügen und dort weiter zu verarbeiten.

Wollte man Archivdokumente oder auch nur einige Dokumentseiten einem neu erstellten Schreiben hinzufügen, musste das archivierte Dokument ausgedruckt und manuell dem neuen und ebenfalls ausgedruckten Dokument beigelegt werden.

Dieser Vorgang war umständlich und im Hinblick auf Papier und Arbeitskräfte auch kostenintensiv. Er stellte aber auch eine gewaltige Sicherheitslücke dar: Zum einen konnte jeder das Papier einsehen, zum anderen wurde der neue Vorgang nur teilweise protokolliert und war bei künftigen Bearbeitungen nicht vollständig nachvollziehbar.

Archivintegration ohne Medienbruch

Die Verbindung zwischen Korrespondenzsystem und Archiv ermöglicht es, am gleichen Arbeitsplatz sowohl neue Dokumente zu erstellen als auch diesen Dokumenten bereits archivierte Dokumente oder Dokumentseiten papierlos und direkt anzuhängen.

Das neu erzeugte, komplexe Dokument wird automatisch archiviert und somit wird auch die Bearbeitung eines Vorgangs protokolliert.

Per Klick vom Archiv ins Textsystem der Ausgangspost

Erst DOPiX/Desktop ermöglicht effizientes Dokumentenmanagement, indem alle Ausgangsdokumente zentral produziert und vollautomatisch verarbeitet werden.

Ab in die Ausgangspost

Der Bearbeiter erzeugt ein neues Textdokument und fügt diesem per Mausklick einen Anhang aus archivierten Dokumenten oder Dokumentseiten hinzu. Dazu recherchiert er in den relevanten Archiven und zieht die selektierten Archivdokumente oder Dokumentseiten dann per Drag & Drop in den DOPiX/Desktop, und kann diese dort weiterverarbeiten.

Output-Workflow OHNE DOPiX/Desktop Integration
Output-Workflow OHNE DOPiX/Desktop Integration
Output-Workflow MIT DOPiX/Desktop Integration
Output-Workflow MIT DOPiX/Desktop Integration

Automatisch ins Archiv

Das neue Dokument inklusive Anhang kann über E-Mail, E-Postbrief, De-Mail versendet werden. Ein Ausdruck auf Papier mit Briefsendung ist selbstverständlich auch möglich, aber nicht mehr nötig. Textdokument und Anhang werden automatisch im Archiv abgelegt. Anstelle des vollständigen Anhangs kann auch nur eine Informationsseite mit Metadaten zur Dokumentation generiert werden, um Doppelarchivierung zu vermeiden oder um Zugriffsberechtigungen einzuhalten.

Mit einer integrierten Verwaltung und Versionierung von Dokumenten während der Bearbeitung, Workflow-Unterstützung und umfangreichen Auswertmöglichkeiten können Dokumente kontrolliert und effizient erstellt werden.

Funktionen
  • Integration archivierter Dokumente in die Kundenkorrespondenz per Drag & Drop
  • Hinzufügen kompletter Archivdokumente oder einzelner Seiten
  • Aufbringen von Annotationen
  • Archivierung der neu erzeugten Korrespondenz
Nutzen
  • Konsolidierung - ein System für die unternehmensweite Kundenkorrespondenz
  • Erhöhung der Verarbeitungssicherheit durch Archivintegration ohne Medienbrüche
  • Kostensenkung durch Portooptimierung und Massendruck
  • Effizienzsteigerung durch Vermeidung manueller Tätigkeiten
  • Nutzung in gewohnter Umgebung der icon Suite
Anwendungsszenario 1

Das Ziel

Sie möchten individuell erstellte Schreiben gemeinsam mit bereits archivierten Dokumenten ausgeben und archivieren?

Die Lösung

Mit DOPiX/Desktop werden alle im Unternehmen vorhandenen Dokumente einem zentralen Dokumentenpool zugeführt, unabhängig davon, ob diese aktuell erstellt werden oder bereits archiviert sind.

Die beim Massenversand üblichen Portorabatte können besser ausgeschöpft und die Ressourcen effizienter genutzt werden.

Anwendungsszenario 2

Das Ziel

Sie möchten Dokumente ohne Medienbruch verarbeiten und archivieren?

Die Lösung

DOPiX/Desktop schafft die Verbindung zwischen Korrespondenzsystem und Archiv.

Damit können archivierte Dokumente der aktuellen Kundenkorrespondenz elektronisch hinzugefügt werden, ohne dass diese ausgedruckt und manuell dem neuen und ebenfalls ausgedruckten Dokument beigelegt werden.