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Konsolidierung 

Durch die mehrfache Erstellung und Pflege identischer Texte und Bausteine in den Geschäftsdokumenten entstehen oft zahllose Kopien und Varianten der eigentlich immer gleichen Texte. Dadurch passiert es leicht, dass veraltete Versionen verwendet werden, was insbesondere bei rechtlich relevanten Texten eine große Rolle spielt. Die Wiederverwendung fachsystem-übergreifend verwendbarer Dokumentvorlagen und Bausteine beschleunigt Anpassungen wesentlich (z. B. bei Layoutänderungen). 

Organisation

Nicht selten existieren neben dem eigentlichen Texterstellungssystem zahlreiche "Insellösungen". Diese können am Firmensitz genauso entstehen wie in Außenstellen und Filialen und erschweren so die einheitliche und standardisierte Dokumenterstellung. 

Kostenkontrolle

Schlechte oder nicht vorhandene organisatorische Abläufe, vorrangig interaktiv erstellte Dokumente und ineffiziente Nachbearbeitung sind typische Kostenfallen. Sie bieten hohes Potential zur Kosteneinsparung, zum Beispiel durch Portooptimierung und zentralen Massendruck. 

Produktivität

"Bastellösungen" als System zur Dokumenterstellung lassen sich häufig nicht besonders effizient nutzen. Insbesondere die wichtige Komponente "Editor" ist oft entweder nicht restriktiv genug oder zu mächtig, um genau die richtigen Anforderungen zu erfüllen. Die fehlende Unterstützung eines Rechte-/Rollenkonzeptes führt ebenfalls oft zu verringerter Effizienz.